Bürokratie wird dann gefährlich, wenn sie nicht mehr dient, sondern führt. - Foto: Korrawin/iStock
„Ich wollte Unternehmer sein, nicht Formularverwalter.“ Der Satz fiel in einem Gespräch mit einem Geschäftsführer, der eigentlich über Wachstum sprechen wollte. Nach wenigen Minuten waren wir bei Dokumentationspflichten, Nachweisen, Fristen, Prüfungen, Zuständigkeiten und immer neuen Anforderungen.
Bürokratie ist für viele Unternehmen nicht nur ein Aufwand, sondern ein Gefühl – das Gefühl, dass Energie in Nachweise statt in Kunden, Produkte, Mitarbeiter oder Innovation fließt, das Gefühl, dass man immer mehr arbeitet, aber immer weniger gestaltet.
Natürlich braucht man Regeln. Niemand will Willkür, Chaos oder Verantwortungslosigkeit. Doch wenn Verwaltung so viel Raum einnimmt, dass Führung nur noch reagiert, entsteht ein gefährlicher Zustand: Das Unternehmen wird korrekt, aber müde.
Diese Müdigkeit zeigt sich leise:
Entscheidungen werden verschoben, weil erst noch geprüft werden muss, wer zuständig ist.
Führungskräfte werden zu Übersetzern zwischen Vorschrift und Alltag.
Mitarbeiter erleben Regeln als Misstrauen, nicht als Orientierung.
Unternehmer verlieren die Freude am Gestalten, weil sie permanent absichern müssen.
Ein Handwerksunternehmer sagte: „Ich habe keine Angst vor Arbeit. Ich habe Angst davor, dass ich nur noch mit Dingen beschäftigt bin, die unsere Leistung nicht besser machen.“ Genau das ist der Punkt. Bürokratie wird dann gefährlich, wenn sie nicht mehr dient, sondern führt.
Was hilft? Nicht Jammern, auch nicht die Illusion, dass alles von außen sofort leichter wird. Der Hebel liegt zunächst im eigenen System: Wie machen wir Anforderungen so handhabbar, dass sie nicht jeden Tag neu Energie fressen?
Drei Schritte sind meist wirksamer als große Klagen:
Sammeln: Welche Verwaltungsaufgaben wiederholen sich regelmäßig und kosten unverhältnismäßig Zeit?
Standardisieren: Was kann einmal sauber vorbereitet werden, statt jedes Mal neu gesucht zu werden?
Entscheiden: Wer ist verantwortlich, wer liefert zu, wer prüft und wer muss nicht beteiligt werden?
Ein Unternehmen richtete ein kleines „Bürokratie-Board“ ein. Keine große Digitalstrategie, nur eine Wand mit drei Spalten: wiederkehrend, nervig, vereinfachbar. Nach vier Wochen waren sieben Prozesse vereinfacht – nicht weil Gesetze verschwanden, sondern weil das Unternehmen aufhörte, jeden Vorgang wie einen Einzelfall zu behandeln.
Genug gearbeitet heißt auch, genug Energie in Unordnung verloren. Bürokratie mag von außen kommen. Aber wie viel Zusatzchaos sie innen erzeugt, ist oft gestaltbar.
Für Führung bedeutet das: Erklären Sie nicht nur, was erledigt werden muss. Erklären Sie, warum es nötig ist, wie es einfach geht und wer wofür verantwortlich ist. Sonst wird Verwaltung zum Dauerkonflikt zwischen denen, die liefern sollen, und denen, die nachhalten müssen.
Beim b-steps summit 2026 gehört genau diese Frage auf den Tisch: Wie schaffen Unternehmer wieder Handlungsspielraum, obwohl äußere Anforderungen wachsen?
Genug gearbeitet. Welche bürokratische Schleife könnten Sie intern vereinfachen, ohne auf Sorgfalt zu verzichten?
Unternehmer und Führungskräfte müssen lernen, Beschäftigung nicht automatisch als Leistung zu bewerten. - Foto: fizkes/iStock
„Ich habe keine Zeit.“ Dieser Satz ist in vielen Unternehmen so normal geworden, dass kaum noch jemand nachfragt. Keine Zeit für Gespräche. Keine Zeit für Entscheidungen. Keine Zeit für Einarbeitung. Keine Zeit für Reflexion. Keine Zeit, um einmal sauber aufzuräumen.
Und trotzdem ist immer Zeit für das nächste Krisentelefonat, die dritte Abstimmungsrunde und die schnelle Ausnahme, die noch schnell gerettet werden muss.
Beschäftigtsein fühlt sich produktiv an. Es gibt ein gutes Gewissen. Man ist dran, erreichbar, fleißig und gefragt. Doch genau darin liegt die Falle. Denn „busy“ sein kann auch eine elegante Methode sein, um dem Wesentlichen auszuweichen. Solange alles dringend ist, muss niemand entscheiden, was wirklich wichtig ist.
Ich erlebe das häufig bei Führungskräften, die abends erschöpft sind und trotzdem nicht sagen können, was sie wirklich vorangebracht haben. Es wurde zwar viel erledigt, aber wenig geklärt, viel gesprochen, aber wenig entschieden und viel reagiert, aber kaum gestaltet.
Drei Warnsignale zeigen, dass das Beschäftigtsein zur Ersatzstrategie geworden ist:
Sie beenden den Tag mit vielen erledigten Aufgaben, aber ohne spürbaren Fortschritt.
Sie führen Gespräche mehrfach, weil beim ersten Mal nichts entschieden wurde.
Sie lösen Probleme, die eigentlich durch klare Regeln, Rollen oder Prioritäten verschwinden müssten.
Eine Geschäftsführerin brachte es auf den Punkt: „Ich bin immer verfügbar, aber selten wirksam.“ Dieser Satz war schmerzhaft, aber ehrlich. Er öffnete den Blick für eine einfache Unterscheidung: Verfügbarkeit ist nicht Führung. Führung bedeutet, Orientierung zu geben, Entscheidungen zu treffen und Energie zu schützen.
Wir führten eine kleine Wochenfrage ein: „Was muss am Freitag anders sein als heute?“ Nicht zehn Ziele. Eins. Danach wurde sortiert: Welche Termine zahlen darauf ein? Welche stören? Welche Themen müssen entschieden werden, bevor wieder alle im Kreis laufen?
Die Wirkung war nicht spektakulär, aber deutlich. Zwei Meetings fielen weg. Ein Dauerthema bekam eine Entscheidung. Eine Führungskraft sagte zum ersten Mal: „Dazu sage ich diese Woche bewusst Nein.“ Und genau dort begann Entlastung.
Genug gearbeitet. Das bedeutet jedoch nicht, nichts zu tun. Es bedeutet, nicht mehr so zu tun, als sei Bewegung schon Fortschritt.
Praktisch hilft ein kurzer Check am Wochenanfang:
Was ist diese Woche das eine Ergebnis, das wirklich zählt?
Welche Arbeit ist nur Gewohnheit?
Welche Rückfrage entsteht nur, weil etwas unklar geblieben ist?
Welche Entscheidung würde mindestens fünf Folgearbeiten verhindern?
Gerade Unternehmer und Führungskräfte müssen lernen, dass Beschäftigung nicht automatisch als Leistung bewerten werden kann. Denn wer ständig beschäftigt ist, verliert irgendwann die Fähigkeit, Wirkung zu erkennen.
Genug gearbeitet. Wo verwechseln Sie gerade Aktivität mit Fortschritt?
Die eigentliche Führungsfrage lautet nicht: „Wie schaffen wir noch mehr?“, sondern: „Was muss aufhören, damit wieder Wirkung entsteht?“ - Foto: Liubomyr Vorona/iStock
„Genug gearbeitet.“ Der Satz klingt auf den ersten Blick nach Müdigkeit, vielleicht sogar nach Rückzug. Wer ihn in einer Unternehmer- oder Führungsrunde ausspricht, riskiert schnell ein Missverständnis, als wolle er weniger leisten, Verantwortung abgeben oder sich dem Druck entziehen.
Gemeint ist etwas anderes. „Genug gearbeitet“ ist kein Gewerkschaftsslogan und keine Einladung zur Bequemlichkeit. Es ist ein Satz gegen blinden Aktionismus, gegen Tage, die voll sind, aber wenig bewegen, gegen das Gefühl, permanent beschäftigt zu sein und trotzdem nicht wirklich voranzukommen.
Viele Unternehmer und Führungskräfte arbeiten nicht zu wenig. Sie arbeiten zu viel an den falschen Stellen. Sie beantworten Mails, klären Ausnahmen, retten Entscheidungen, schieben Personalthemen vor sich her, reagieren auf neue Vorschriften, beruhigen Kunden, sortieren Missverständnisse und wundern sich am Abend, warum das Wesentliche wieder liegen geblieben ist.
Genau dort beginnt die eigentliche Führungsfrage – nicht: „Wie schaffen wir noch mehr?“, sondern: „Was muss aufhören, damit wieder Wirkung entsteht?“
Drei Verschiebungen helfen sofort:
Von Beschäftigung zu Wirkung: Was verändert sich durch diese Stunde wirklich?
Von Reaktion zu Entscheidung: Wo lassen wir uns treiben, obwohl wir führen müssten?
Von Mehrarbeit zu Klarheit: Welche Unklarheit erzeugt jeden Tag neue Arbeit?
Ein Unternehmer sagte mir einmal: „Ich bin den ganzen Tag im Einsatz und habe trotzdem das Gefühl, ich laufe meinem eigenen Unternehmen hinterher.“ Wir zeichneten seinen Alltag auf. Das Ergebnis war ernüchternd: Fast 70 Prozent seiner Zeit gingen in Nacharbeit, Abstimmung, Rückfragen und Feuerwehr – nicht weil sein Team schlecht war, sondern weil Entscheidungen, Rollen und Prioritäten nicht sauber geführt wurden.
Der erste Schritt war kein neues Tool, auch kein Motivationsprogramm. Der erste Schritt war ein Stopp-Satz: „Daran arbeiten wir diese Woche nicht.“ Danach wurden drei Themen sichtbar, die wirklich zählen. Plötzlich entstand Ruhe – nicht weil weniger zu tun war, sondern weil nicht mehr alles gleichzeitig wichtig war.
„Genug gearbeitet“ heißt deshalb: Schluss mit Arbeit, die nur Arbeit erzeugt, Schluss mit Führung, die sich im Klein-Klein verliert, Schluss mit Tapferkeit als Geschäftsmodell.
Die praktische Frage für diese Woche lautet: Welche Arbeit tun Sie nur, weil Sie etwas anderes noch nicht entschieden haben?
Dort beginnt Wirkung – nicht durch mehr Stunden, sondern durch den Mut, Arbeit zu ordnen, zu begrenzen und wieder mit Richtung zu verbinden.
Am 18. November 2026 geht es beim b-steps summit genau darum, nämlich aus Anstrengung wieder Wirksamkeit zu machen, nicht als Theorie, sondern als Arbeitsraum für Unternehmer und Führungskräfte, die nicht weniger Verantwortung wollen, sondern bessere Führung.
Genug gearbeitet. Welche Tätigkeit würden Sie sofort beenden, wenn Sie ehrlich prüfen würden, ob sie noch Wirkung hat?
Im deutschen Regierungsviertel in Berlin. - Foto: ARAMA/iStock
Politiker von CDU und SPD drängen die Bundesregierung, den öffentlichen Streit einzustellen. In einer ungewöhnlichen Allianz appellieren der Vorsitzende des Arbeitnehmerflügels CDA, Dennis Radtke, und der Sprecher des konservativen Seeheimer Kreises in der SPD, Esra Limbacher, an die Spitzen der Koalition.
Radtke sagte dem „Spiegel“: „Bekommt endlich den Hintern hoch, reißt euch zusammen und konzentriert euch darauf, was wirklich wichtig ist: Wie erreichen wir Wachstum? Und wie schaffen wir das, ohne den sozialen Frieden im Land zu gefährden?“
Limbacher zitierte Altkanzler Helmut Kohl (CDU): „Entscheidend ist, was hinten rauskommt.“ Alle führenden Leute in der Regierung müssten sich jetzt zusammenreißen, den öffentlichen Streit beenden und ins Machen kommen. Das Land brauche große Veränderungen, Union und SPD seien gemeinsam in der Pflicht.
Seit Ostern hat sich der Streit in der Koalition verschärft. Minister werfen einander vor, falsch auf die Energiepreiskrise und die schwächelnde Wirtschaftsentwicklung zu reagieren.
„Im Moment bestimmen die Lautesten und Schrillsten in unseren Parteien die öffentliche Wahrnehmung der Koalition“, sagte Limbacher. Mancher versuche, „die politische Mitte zu sabotieren. Dagegen müssen sich die Vernünftigen bei uns und in der Union wehren und lauter werden.“ (dts/red)
Dresscodes werden im Berufsalltag zunehmend lockerer.
Krawatte, Sneakers und Basecap stehen für unterschiedliche Stile und Kontexte.
Respekt und richtige Umgangsformen bleiben laut dem Knigge-Experten zentral.
In Rabat, der Hauptstadt Marokkos, gibt es das Lycée Lala Aischa. Auf einer der Wände dieses Gymnasiums zum Innenhof steht auf Deutsch geschrieben: „Pünktlichkeit ist die Höflichkeit der Könige“. Dieser Spruch betont nicht nur Pünktlichkeit als Ausdruck von Respekt und Wertschätzung, sondern auch, dass die Pünktlichkeitskultur Deutschland zugeschrieben wird, obwohl der Satz ursprünglich von dem französischen König Ludwig XVIII. stammt.
„Pünktlichkeit ist die Höflichkeit der Könige“.
Foto: privat
Das also ist das Image der Deutschen in Marokko. Sie gelten allein aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit seit Jahrhunderten als pünktlich. Aus Erfahrung weiß man als Deutscher, dass dies bis heute weitgehend zutrifft – und mitunter bis zur Schmerzgrenze konsequent gelebt wird. Wohl keine andere Nation beharrt bei Teammeetings und anderen offiziell anberaumten Treffen derart streng auf Pünktlichkeit wie Deutschland.
In anderen Bereichen der Arbeitswelt hat sich indes ein drastischer Wandel vollzogen. Der Dresscode in der Arbeitswelt und im öffentlichen Raum ist derart leger geworden, dass man sich in Marokko dafür schämen würde, so „verwerflich“ im Büro oder auf der Straße aufzutreten. Baggypants und bauchfreie Shirts sind in deutschen Büros weitverbreitet, T-Shirts und Kapuzenpullover ohnehin. Doch was macht den guten Ton hierzulande aus? Freizeitkleidung oder förmliche Anzüge und Krawatten?
Jonathan Lösel, Vorsitzender des Deutschen Knigge-Rats, kennt sich aus. Er findet, dass für Männer, wenn sie nicht gerade Handwerker sind oder in der Schwerindustrie arbeiten, die Krawatte „nach wie vor zeitgemäß“ sei, „gerade weil sie heute bewusst und nicht mehr selbstverständlich getragen wird“, sagt er gegenüber der Epoch Times. „Sie gewinnt an Bedeutung. Sie hat sich vom Pflichtaccessoire zum stilistischen Statement entwickelt und entfaltet genau dadurch ihre Wirkung“, so seine Einschätzung.
Klingbeil: „Mit oder ohne?“
Eine Krawatte strukturiere das Erscheinungsbild, lenke den Blick des Gegenübers auf den Träger und verleihe ihm Präsenz. Sie sei „ein Accessoire mit großer Wirkung auf Wahrnehmung und ästhetische Klarheit“. Zudem lasse sich durch Farbe, Stoff und Knoten Individualität zum Ausdruck bringen.
Bundeskanzler Friedrich Merz (CDU) trägt bei öffentlichen Auftritten in der Regel eine Krawatte, der SPD-Chef und Vizekanzler Lars Klingbeil (SPD) nur gelegentlich. Häufig ist er lediglich mit Hemd und Sakko zu sehen. Am 20. März vergangenen Jahres machte er dies selbst zum Thema und fragte auf TikTok: „In den letzten Wochen wurde viel über meine Krawatte diskutiert. Was meint ihr: mit oder ohne?“
Genau diese Frage stellen sich Männer in konservativ geprägten Berufen wie Banken, Wirtschaftsunternehmen und Behörden oft täglich. Insgesamt sei ein Rückgang der Krawatte zu beobachten, sagt der Knigge-Experte Lösel. Dieser Trend sei auch kulturell geprägt. Während im deutschsprachigen Raum die Krawatte zunehmend als verzichtbar gelte, gehöre sie etwa in Italien weiterhin selbstverständlich zur gepflegten Erscheinung – weniger als Pflicht denn als Ausdruck von Stilbewusstsein und Lebensart. Wer heute in Deutschland Krawatte trage, tue dies bewusst. Genau darin liege ihre Stärke, meint Lösel.
Trump: Basecap zum Anzug
Dass der amerikanische Präsident ein Basecap zum teuren Anzug trägt, bewertet Lösel differenziert. Bei Donald Trump sei dies „weniger ein modisches Detail als vielmehr ein strategisches Instrument: ein präziser Mix aus Branding, Symbolik und Inszenierung“, so die Einschätzung des Knigge-Vertreters.
Außerdem meint Lösel, das Basecap schaffe „körpersprachlich“ Distanz, da es den direkten Blickkontakt erschwere. Gleichzeitig fungiere die Mütze als visuelles Element, das von dem „viel diskutierten Haarstyling“ des Präsidenten ablenke. Zudem vermittle es „eine gewisse Bodenständigkeit und Hands-on-Mentalität und wirke damit als bewusster Kontrast zur klassischen politischen Elite“ Washingtons. Lösels Analyse geht noch weiter: Die rote Farbe der Mütze signalisiere „Energie, Entschlossenheit und maximale Aufmerksamkeit“. Das Cap sei zu einem Markeninstrument geworden, das leicht reproduzierbar und massenwirksam sei und einen hohen Wiedererkennungswert habe.
Turnschuhe zu Kleid und Anzug
„Sneakers im Business sind kein Tabu“ mehr, sagt der Benimmexperte. „Sie überzeugen jedoch nur dann, wenn Kontext, Qualität und Intention stimmig zusammenspielen.“ Entscheidend dafür sei das Umfeld. In der Start-up-Szene sei diese Kombination „meist Ausdruck einer modernen, entspannten Arbeitskultur“. In konservativeren Kontexten hingegen bedürfe es „deutlich mehr Feingefühls“. Falsch eingesetzt würden Turnschuhe „schnell zu informell oder nachlässig“ wirken.
Ist Händeschütteln in oder out?
Der Händedruck sei „nach wie vor zeitgemäß“. Allerdings werde er heutzutage bewusster eingesetzt als früher. Das Handgeben sei weiterhin „ein tief verwurzeltes kulturelles Symbol“. Wer seinem Gegenüber die offene Hand reiche, signalisiere „Friedfertigkeit und Vertrauen“. „Im Kern sagen wir: Ich komme in Frieden und habe nichts zu verbergen“, sagt Lösel.
Seit der Corona-Pandemie sei die Gesellschaft jedoch „sensibler für Nähe und Hygiene geworden“. Viele entscheiden daher situativ, ob ein Händedruck für sie infrage kommt. „Was früher schnell als unhöflich galt – eine gereichte Hand nicht anzunehmen –, ist heute mit einer kurzen, wertschätzenden Begründung absolut akzeptiert“, sagt Lösel. Als Beispiel nennt er den Satz: „Ich verzichte heute auf den Händedruck, ich bin leicht erkältet.“
Du oder Sie?
Wir befinden uns in einer Gesellschaft, in der sich immer mehr Menschen auch im Arbeitsumfeld rasch duzen. Fällt bald das „Sie“ gänzlich weg? Dazu hat sich Lösel gemeinsam mit Horst Lauinger in einem Beitrag des Knigge-Rats geäußert. Lauinger ist Leiter des Manesse Verlags in Zürich. Nach eigenen Angaben beschäftigt er sich „tagtäglich mit klassischen Stilfragen im engeren und weiteren Sinne, also mit der Abwägung, welcher verbale oder nonverbale Ausdruck der jeweils angemessenste ist“.
Beide Autoren kommen zu dem Schluss: „Die Unterscheidung zwischen Sie und Du behält auch heute ihre Bedeutung bei, da sie Respekt und Höflichkeit in zwischenmenschlichen Interaktionen vermittelt. Kommt man einer Person ungefragt zu nahe, kann dies als übergriffig wahrgenommen werden. Ähnlich wie es physische Distanzzonen gibt, existieren auch sprachliche Zonen.“ Außerdem raten sie: Bevor man zum Du wechselt, sollte man sich darüber im Klaren sein, ob einem die Person wirklich sympathisch ist oder ob man sich lediglich dazu verpflichtet fühlt. In jedem Fall müsse der Wechsel vom Sie zum Du immer angeboten und angenommen werden.
Zwangsduzen
Versicherungsunternehmen duzen seit einiger Zeit ihre Kunden in automatisierten E-Mails. Wie sollte man darauf reagieren? Beide Autoren sehen darin, dass es diesen Unternehmen „erkennbar um eine zeitgemäße Kundenansprache“ gehe. Sie wollten „das verstaubte Image loswerden, das die Versicherungsbranche in den Augen jüngerer Menschen hat“. Dies sei Teil einer Marketingstrategie, auf die man „gelassen“ reagieren sollte.
In deutschen Büros kommt es immer häufiger zu einer Art Zwangsduzen. „Wir duzen uns alle hier“, lautet dann oft die Aussage von Vorgesetzten oder Kollegen. Wie reagiert man am besten auf eine solche Überrumpelung? Bei einer Ablehnung des Du sollte man darauf achten, „die Weigerung höflich zu verpacken“, meinen Lösel und Lauinger. Wenn man dankend und freundlich ablehnt, erhöht sich die Chance, dass der Wunsch verstanden und respektiert wird. Beide empfehlen Sätze wie: „Wären Sie mir sehr böse, wenn wir noch eine Weile beim Sie bleiben würden?“ oder: „Bitte nehmen Sie es mir nicht übel, aber das geht mir gerade etwas zu schnell.“
Umgangsformen
Grundsätzlich ist der Knigge-Vorsitzende Lösel davon überzeugt, dass „wir zu oft über Formen und zu selten über den Umgang selbst“ sprechen. „In dem Wort ‚Umgangsformen‘ steht der Umgang vor den Formen. Genau dort liegt der Schlüssel“, meint er.
Bei Umgangsformen gehe es in erster Linie „um ein Menschenbild, das die Würde des anderen in den Mittelpunkt stellt“. Lösel weiter: „Im Alltag beginnt das erstaunlich unspektakulär: mit Blickkontakt, einem Gruß, einem freundlichen Lächeln, damit, den Kopfhörer abzunehmen, wenn man angesprochen wird, zuzuhören, um zu verstehen, nicht, um zu kontern, und der Bereitschaft, die eigene Denkweise kritisch zu hinterfragen; im Digitalen etwa mit einer schlichten Selbstprüfung vor dem Posten: Ist es wahr? Ist es gut? Ist es notwendig?“
Sicherheit im Umgang mit anderen sei auf einer tragenden „Wertebasis der Menschenwürde“ gegründet – jenen Grundhaltungen, die in unserer westlich-christlichen Kultur tief verankert seien, glaubt Lösel. Wenn dieser Konsens ins Wanken gerate, „verändern sich auch unsere Begegnungsräume. Sie werden rauer, Konflikte schärfer, Polarisierung lauter. Wo jeder sich selbst der Nächste ist, schwindet das Vertrauen und mit ihm der innere Zusammenhalt einer Gesellschaft.“
Umgangsformen als Brücken
Für den Knigge-Experten stellt sich daher die Frage: „Wollen wir diesen Weg weitergehen oder uns neu auf den Weg der Annäherung machen?“ Er findet: „Ein respektvolles und wertschätzendes Miteinander ist keine naive Idee, sondern eine kulturelle Kraftquelle. Die tiefste Sehnsucht des Menschen ist Verbundenheit. Umgangsformen sind Brücken dorthin.“
