Tag: Prokrastination

Laut einem Bericht der Statistikplattform Gitnux aus dem Jahr 2026 lassen sich 28 Prozent der Arbeitnehmer mehr von E-Mails ablenken als von allem anderen. Soziale Medien sind demnach für 23 Prozent aller Ablenkungen am Arbeitsplatz verantwortlich.

47 Prozent der Arbeitnehmer geben an, mindestens einmal alle 10 Minuten durch eine E-Mail unterbrochen zu werden, und 70 Prozent werden fünfmal oder öfter pro Stunde durch soziale Medien abgelenkt. Das bedeutet, dass digitale Tools für die Mehrheit von uns ganz oben auf der Liste der Ablenkungen am Arbeitsplatz stehen.

All diese Signaltöne, Pieptöne, Nachrichten und E-Mails gehen zulasten der Produktivität. Im Durchschnitt senken demnach Ablenkungen am Arbeitsplatz die Produktivität um etwa 40 Prozent.

Und wenn manche digitalen Tools unserer Produktivität schaden, so gibt es auch andere, mit denen sich verlorene Zeit wieder aufholen und die Effizienz steigern lässt. Hier sind fünf der besten digitalen Tools und Systeme für mehr Produktivität.

Es gibt eine Redensart in der Geschäftswelt: „Was gemessen wird, wird auch gesteuert.“ Das gilt für Zeit ebenso wie für jede andere Ressource. Der erste Schritt zum sinnvollen Umgang mit Zeit besteht darin, zu erkennen, wo sie verschwendet wird. Die Erfassung Ihrer Zeit während des gesamten Arbeitstages – und sei es nur für ein oder zwei Wochen – ermöglicht eine solche Analyse.

Apps wie Clockify ermöglichen es Ihnen, zu messen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben, Websites oder Software aufwenden. Dies lässt sich auch mit einer Tabellenkalkulation oder mit Stift und Papier bewerkstelligen.

Sobald Sie genügend Daten gesammelt haben, können Sie diese auf „Zeitlöcher“ untersuchen – also jene Aktivitäten, die am meisten Zeit verschlingen. Wo verschwindet Ihre Zeit in wenig wichtigen Arbeitsaufgaben? Wo verschwindet sie in nicht arbeitsbezogenen Tätigkeiten wie Spielen, sozialen Medien und dem Surfen im Internet? Mit den Antworten auf diese Fragen können Sie Ihren Zeitplan und Ihre Gewohnheiten anpassen, um Zeitfresser zu beseitigen oder zu reduzieren.

Wie die oben genannten Statistiken zeigen, gehören E-Mails zu den größten Zeitfressern während der Arbeitszeit. Weil E-Mails so einfach zu schreiben sind, behandeln Menschen sie fast wie einen Chat-Dienst. Die Folge ist eine Flut unüberlegter Nachrichten, die man entweder überspringen oder zusammenfassen könnte – ganz zu schweigen von den Unmengen an Marketing-E-Mails, die unsere Posteingänge überfluten und teilweise oder vollständig Zeitverschwendung sind.

Wenn doch einmal eine wichtige oder nützliche E-Mail im Posteingang auftaucht, erhalten wir einen kleinen Dopamin-Schub, der uns dazu verleitet, E-Mails viel häufiger zu überprüfen, als es wirklich notwendig ist. Nach meiner eigenen Erfahrung nutze ich das Überprüfen von E-Mails oft als eine Form der Prokrastination und schiebe tatsächlich nützliche Arbeitszeit mit der Ausrede auf, ich müsse nachsehen, ob wichtige Nachrichten eingegangen sind. Dieses Problem ist noch gravierender für Menschen, die Desktop-Benachrichtigungen für jede neue E-Mail aktiviert haben.

Die Lösung ist einfach. Das Überprüfen und Beantworten von E-Mails lässt sich „bündeln“ und auf zwei oder vielleicht drei festgelegte Zeitpunkte pro Tag beschränken. Überprüfen und beantworten Sie E-Mails beispielsweise nur um 09:00 Uhr und 12:30 Uhr. Schließen Sie das E-Mail-Programm außerhalb dieser Zeitfenster vollständig. Und deaktivieren Sie stets die Desktop-Benachrichtigungen.

Falls Sie befürchten, dass Kollegen oder Kunden durch Ihre Nichtverfügbarkeit zu bestimmten Zeiten verwirrt sein könnten, können Sie eine automatische Antwort einrichten, die lautet: „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich befinde mich derzeit in einer konzentrierten Arbeitsphase. Ich werde wichtige E-Mails um 12:30 Uhr abrufen und beantworten. Falls Ihre Nachricht dringend ist, können Sie mich unter [Telefonnummer] erreichen.“

„Hast du nächste Woche Zeit?“ „Ja, wann hast du Zeit?“ „Montag und Dienstag um 14:00 Uhr.“ „Das passt mir nicht. Wie sieht es mit der Woche danach aus?“ „In dieser Woche bin ich im Urlaub …“

Die meisten von uns haben schon einmal eine solche E-Mail-Kette erlebt, wenn sie versucht haben, ein Arbeitstreffen oder einen Zoom-Anruf zu vereinbaren. Acht E-Mails später stehen endlich Datum und Uhrzeit fest – auch wenn diese möglicherweise in Vergessenheit geraten, falls die E-Mail-Kette verloren geht.

Eine wesentlich effizientere Methode zur Terminplanung ist die Verwendung eines Online-Kalenders oder einer Terminplanungs-App. Mit diesen Apps können Sie Ihre freien Zeitfenster eingeben, und wenn sich jemand mit Ihnen treffen möchte, schicken Sie ihm einen Link zu Ihrem Kalender, über den er einen freien Termin buchen kann. Eine E-Mail. Nicht acht.

Es gibt kostenlose Versionen wie Calendly und kostenpflichtige wie Calendar.com. Welche App Sie benötigen, hängt von der Komplexität Ihrer Terminplanungsanforderungen ab.

Diese einfache Browser-Erweiterung hat mir wieder Stunden produktiver Zeit in meinem Arbeitsalltag verschafft. Mit LeechBlock können Sie bestimmte Websites vollständig oder für vorab festgelegte Zeiträume blockieren. Wenn Sie versuchen, auf zuvor blockierte Websites zuzugreifen, verhindert LeechBlock den Zugriff und zeigt eine Erinnerung oder eine Nachricht Ihrer Wahl an, zum Beispiel: „Ablenkungen verringern die Produktivität um 40 Prozent.“

Durch das Blockieren aller Websites, die mich früher am meisten abgelenkt haben, habe ich mich effektiv dazu gezwungen, den ganzen Tag über am Ball zu bleiben. Ich verliere mich viel seltener in den Untiefen des Internets als früher. Auch wenn sich die Blockierung deaktivieren lässt, hindert mich diese zusätzliche Hürde daran, gedankenlos auf Websites zu klicken, sobald die Arbeit etwas anstrengend wird.

Wie Tim Ferriss in „Die 4-Stunden-Woche“ betont, ist eine „informationsarme“ Diät der Schlüssel zur Produktivität. Das Herausfiltern unwichtiger oder irrelevanter Informationen – Schlagzeilen, Katzenvideos, Nachrichten und sogar nicht dringende Arbeitsbenachrichtigungen – ermöglicht es Arbeitnehmern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und ihren Geist frei von Unordnung zu halten, die klares Denken und die Erledigung von Aufgaben behindert.

LeechBlock ist eine Möglichkeit, einen „informationsarmen“ Zustand aufrechtzuerhalten. Es könnte auch dazu genutzt werden, E-Mails während konzentrierter Arbeitszeiten zu blockieren.

Ich nutze diese kostenlose, vielseitige Notiz- und Organisationssoftware seit Kurzem, um meine freiberufliche Tätigkeit als Autor und mein Substack-Geschäft zu verwalten, und sie hat meine Arbeitsweise grundlegend verändert.

Notion kann so einfach oder komplex sein, wie man es möchte – von einem einfachen Ort zum Speichern von Notizen bis hin zu einem ausgeklügelten Netzwerk aus Datenbanken, Webseiten, Arbeitsabläufen, Kalendern und Checklisten – ein echtes „zweites Gehirn“.

Wie die App selbst es formuliert: „Notion ist ein einziger Ort, an dem man denken, schreiben und planen kann. Halte Gedanken fest, verwalte Projekte oder leite sogar ein ganzes Unternehmen.“ Seine Flexibilität macht es zu einem unschätzbaren Werkzeug, um große Mengen miteinander verknüpfter Informationen an einem einzigen Ort zu verwalten.

Die Bausteine von Notion sind „Seiten“ – eigenständige Einheiten aus Text oder anderen Informationen –, die miteinander verknüpft, neu angeordnet, mit Tags versehen und innerhalb größerer Projekte oder Datenbanken organisiert werden können.

Eines der besten Produktivitätswerkzeuge der App ist die Kanban-Board-Ansicht, mit der sich Arbeitsabläufe verfolgen und verwalten lassen. Ich nutze sie für meine Artikel – von der Idee bis zur Veröffentlichung. Auf einem Kanban-Board erscheinen Seiten in Form von Karten, die auf verschiedene Spalten verteilt sind, in meinem Fall „Idee“, „Entwurf“, „Überarbeitung“ oder „Veröffentlicht“.

Jede Karte steht für einen Artikel oder ein anderes Projekt; in ihr können Notizen, Statusinformationen, Eigenschaften, Kontakte und mehr gespeichert werden. Karten können im Verlauf des Arbeitsablaufs von einer Spalte in die nächste gezogen werden.

Dieses Video erklärt, wie man einen einfachen Board-Workflow in Notion einrichtet.

Durch den Einsatz dieser leistungsstarken Organisationswerkzeuge können Sie viel Zeit sparen, die Sie sonst mit der Suche nach Projektinformationen oder dem Versuch verbringen würden, sich zu merken, welche Aufgabe als Nächstes ansteht. Indem Sie Notion mit den anderen in diesem Artikel aufgeführten Tools und Tricks kombinieren, können Sie Ihren Arbeitstag optimieren und Zeit zurückgewinnen, von der Sie gar nicht mehr wussten, dass Sie sie haben.