Als ich die Tür zu meinem Büro öffnete, war ich überrascht, meinen Kollegen vor seinem Computer sitzen zu sehen.
„Manuel, was machst du denn noch hier? Du hast doch schon die Abwesenheitsnotiz für deinen Urlaub im System“, fragte ich ihn perplex.
Mein Kollege, der schon fast zehn Jahre im Betrieb war, mehrere Projekte leitete und gerade in seinem Kalender den ersten Arbeitstag nach dem Urlaub strategisch plante, schaute mich etwas mitleidig an und sagte: „Du musst noch viel lernen.“
Typische Fehler, die es zu vermeiden gilt
Während ich mich damals wunderte und dachte, in den Urlaub zu gehen, sei selbsterklärend, lernte ich mit der Zeit tatsächlich so einiges. Zuerst hauptsächlich, wie man es nicht macht.
Etwa als ich in den letzten Minuten vor der Abreise gerade meine Abwesenheitsnotiz aktivierte und noch schnell eine „dringende“ Anfrage reinkam, die unbedingt vorher erledigt werden musste.
Oder als ich am Montag nach dem Urlaub die Tür aufmachte und eine Kollegin mir mit unheilvoller Miene eröffnete, dass bei einem wichtigen Versuch versehentlich eine falsche, extrem teure Substanz verwendet worden war.
Trotz des gut gemeinten Versuchs („Wir wollten dich im Urlaub nicht stören, aber wir haben in einer halben Stunde ein Notfall-Meeting dazu“) löste sich jegliche Erholung innerhalb von Minuten in Schall und Rauch auf.
Wie man ohne Chaos in die Arbeitswoche startet
Das Gefühl von Entspannung mit in die neue Arbeitswoche zu nehmen, ist eine entscheidende Fähigkeit für langfristige Leistungsfähigkeit. Untersuchungen zeigen: Vor allem erhöhte Arbeitsanforderungen direkt nach dem Urlaub machen die positiven Effekte der Erholung, wie erhöhte Motivation und geringeres Burnout-Risiko, besonders schnell zunichte. Dazu zählen aufgestaute E-Mails, liegen gebliebene Aufgaben oder, wie in meinem Fall, unvorbereitete Notfall-Meetings.
Als ich nach Wegen suchte, den Start überschaubarer zu gestalten, erinnerte ich mich an Manuel. Er hatte die Weichen für seinen stressfreien Start längst gestellt, bevor sein Urlaub überhaupt begann.
Die Vorbereitung: Der Urlaub beginnt vor dem Urlaub
Unvorhergesehenes lässt sich nicht verhindern. Aber man kann Puffer einbauen:
- Projekte und Aufgaben rechtzeitig übergeben. Wenn es eine Vertretung gibt, sollte eine gute Übergabe nicht am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub erfolgen. Je nach Komplexität der Aufgaben habe ich mir angewöhnt, mich mindestens drei Tage vor meiner Abwesenheit darum zu kümmern. Das hat den Vorteil, dass man Fragen noch in Ruhe klären kann und das Risiko für Fehler minimiert, die man nach dem Urlaub ausbügeln muss.
- Abwesenheitsnotiz mindestens 2 Stunden vor Urlaubsbeginn aktivieren. Die letzten Stunden vor dem Urlaub sollten dem geordneten Rückzug, nicht der Beantwortung von Last-Minute-Anfragen dienen. So wie Manuel es gemacht hat, schließe ich offene Aufgaben ab, mache eine To-Do-Liste für den ersten Tag zurück im Büro und nutze die Urlaubsnotiz als Stoßdämpfer. Sollte ausnahmsweise doch noch jemand etwas Dringendes brauchen, erreicht er mich so wenigstens noch mit ausreichend Nerven und Zeit, anstatt mit den schon gepackten Koffern in der Hand.
- Die erste Arbeitsstunde blockieren. Keine überhasteten Meetings direkt nach dem Arbeitsstart, stattdessen Zeit, um wieder gedanklich im Job anzukommen, wichtige E-Mails und die vorbereitete To-Do-Liste durchzugehen.
- Die zweite Arbeitsstunde für Übergabemeetings blockieren. Die zweite Arbeitsstunde reserviere ich für eine geordnete Übergabe mit meiner Urlaubsvertretung oder Vorgesetzten. Meistens erledigt sich damit ein Teil der E-Mails und Anfragen die während des Urlaubs eingingen von selbst und Prioritäten können sinnvoll gesetzt werden.
- „Notfälle“ definieren. Dieser Tipp ist kontrovers, aber ich finde, eine kontrollierte Unannehmlichkeit ist weniger stressig als eine überraschende Katastrophe am ersten Arbeitstag. Damit dieser Tipp klappt, müssen jedoch echte Notfälle und ein Zeitfenster klar definiert sein. Beispielsweise: „Wenn das Problem so groß ist, dass die Produktion steht, kannst du mich mittwochs zwischen 14.00 und 15.00 Uhr erreichen. Alles andere können wir besprechen, wenn ich zurück bin.“
Tipps für einen stressfreien ersten Arbeitstag
Der Umstieg von Strand, Berghütte oder Balkonien zurück auf den Bürostuhl kann wehmutsvoll sein. Aber mit ein paar Tipps kommt man leichter wieder im Arbeitsalltag an.
- Rückreise mindestens einen Tag, besser zwei Tage, vor Arbeitsstart planen. Das gibt Zeit, um anzukommen, in Ruhe die Koffer auszupacken und wieder in den normalen Alltag überzugehen, bevor man als nächsten Schritt wieder in den Büroalltag startet.
- Arbeitsstart auf Mittwoch legen. Wenn möglich, starte ich nach dem Urlaub nicht mit einer vollen Arbeitswoche, sondern einer verkürzten. Damit fühlt sich der Umstieg von Urlaub zu Arbeit nicht so extrem an und das nächste Wochenende ist schon wieder in greifbarer Nähe.
- Keine komplexen Meetings am ersten Vormittag. Ich lege komplizierte Meetings oder Kundenmeetings frühestens auf den Nachmittag des ersten Arbeitstages oder noch besser auf den zweiten Arbeitstag nach dem Urlaub, wenn ich gedanklich wieder richtig in der Arbeit angekommen bin.
- Sich vom Gedanken verabschieden, alles am ersten Tag aufzuarbeiten. Aus einem tollen und entspannenden Urlaub hat man im Idealfall auch eine Extraportion Motivation für die Arbeit im Reisegepäck mitgebracht. Allerdings gelingt es meistens trotzdem nicht, alles am Tag der Rückkehr aufzuarbeiten. Um die mitgebrachte Entspannung und Motivation beizubehalten, vermeide ich Überstunden am ersten Arbeitstag.
Keine Sonntags-Panik: So gelingt ein entspannter Arbeitsstart nach dem Wochenende
Urlaub hat man nur eine begrenzte Anzahl an Tagen im Jahr. Daher ist es hilfreich, einige der Tipps in abgewandelter Form auch für den Start in eine normale Arbeitswoche nach dem Wochenende zu übernehmen.
Der Zustand von „Sunday Blues“ oder „Sunday Scaries“ (auf Deutsch „Sonntags-Panik“) ist mittlerweile so verbreitet, dass er kürzlich in einer ersten klinischen Studie wissenschaftlich untersucht wurde. Die sogenannte Sonntags-Panik wird als ein Gefühl von Angst, Unruhe und Stress am Sonntagnachmittag oder -abend wegen der neuen Arbeitswoche definiert.
Ein Grund dafür ist, dass der Kopf wegen unerledigter Dinge am Wochenende und der Erwartungen der kommenden Arbeitswoche schon in den Stressmodus schaltet und entsprechend Stresshormone ausschüttet, was zu Symptomen wie Herzrasen, Magen-Darm-Beschwerden und Problemen beim Einschlafen führen kann.
Eine gezielte Reduktion von Belastungen können dem entgegenwirken und möglicherweise sogar die Arbeitsleistung langfristig verbessern:
- To-Do-Liste am Freitag gezielt vorbereiten. Den letzten Arbeitstag der Woche mit einer To-Do-Liste nach Priorität abschließen, wichtige Erinnerungen und gute Ideen, die dem Zukunfts-Ich am kommenden Montag helfen können, übersichtlich notieren. Das erspart dem Gehirn das Gedankenkarussell und die Einleitung des Stressmodus am Sonntagabend.
- Den Montag nicht mit einem Termin beginnen. Den Arbeitsbeginn zumindest 30 Minuten vor dem ersten Meeting oder Termin legen. Das gibt Zeit für einen entspannten Kaffee, das Durchgehen der vorbereiteten To-Do-Liste und sorgt dafür, dass das Nervensystem nicht sofort in den Kampf-oder-Flucht-Modus schaltet.
- Die höchste Priorität auf der To-Do-Liste vor den E-Mails erledigen. Konzentriert eine wichtige Aufgabe zu erledigen und diese abzuhaken, schafft einen Erfolgsmoment für den Start in die Arbeitswoche. Was die Motivation hingegen dämpft: neue E-Mails durchzugehen, Spam und Werbung zu löschen und sofort mit neuen Anfragen konfrontiert zu sein. Falls jemand Montagmorgen eine ganz dringende Anfrage hat, wird er mich wahrscheinlich auch auf anderem Weg finden. Für normale Fälle reicht es meiner Erfahrung nach auch, die neuen E-Mails im Laufe des Vormittags abzuarbeiten.
- Vernünftige Kompromisse machen. Wir können vieles schaffen, aber nicht alles gleichzeitig. Fristen müssen manchmal verschoben werden, Meetings mit geringerer Priorität müssen manchmal abgesagt werden. Wenn eine besonders stressige Arbeitswoche ansteht, kann es auch Sinn machen, private Termine zu reduzieren und beispielsweise den Autoservice oder den geplanten Fensterputz auf eine weniger anspruchsvolle Arbeitswoche zu verschieben.
Was ich vor allem im Laufe der Zeit gelernt habe – und was Manuel schon wusste: Die Arbeitswoche ist kein Sprint, der am Montagabend vorbei ist, sondern ein fünftägiger Marathon, der nach dem Wochenende oder Urlaub wieder von vorne losgeht. Und weder der erholsamste Urlaub noch die beste Abwesenheitsnotiz helfen, wenn wir uns am Montag unüberlegt sofort ins Büro-Chaos stürzen.
Kraft und Motivation müssen strategisch eingeteilt werden. Und wenn Kollegen dann fragen, warum Sie so entspannt wirken, wissen Sie: Es ist nicht nur der Urlaubs-Nachhall, sondern Strategie.