أقرت وزارة التعليم بروتوكولًا جديدًا لحفظ وأرشفة السجلات الدراسية في جميع المدارس الحكومية والأهلية، في خطوة تهدف إلى حماية البيانات الأكاديمية للطلاب وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
وأوضحت الوزارة أن هذه الإجراءات، الواردة ضمن دليل الاختبارات للعام 1447هـ، تحدد بدقة أنواع السجلات التي تُحفظ بشكل دائم، وتلك التي يقتصر الاحتفاظ بها على فترة محدودة، إضافة إلى وضع حلول واضحة لحالات فقدان السجلات أو إغلاق المدارس.
حفظ السجلات
حسب الدليل، تلتزم كل مدرسة بتخصيص مكان آمن وثابت لحفظ السجلات. وتم تقسيم الوثائق إلى فئتين رئيسيتين؛ الأولى تتعلق بالسجلات الدائمة التي تعد عهدة رسمية على مدير المدرسة وتشمل سجلات قيد الطلاب، ونتائج الدرجات المعتمدة الورقية والإلكترونية، وملفات الطلاب المنقطعين، إلى جانب محاضر الإتلاف.
أما الفئة الثانية، فهي السجلات المؤقتة التي تُحفظ لمدة عام دراسي ونصف بعد انتهاء اختبارات الدور الثاني. وتشمل هذه الفئة أوراق إجابات الطلاب التحريرية والإلكترونية، والكشوفات الأولية للدرجات، وقرارات تكليف لجان الاختبارات، إضافة إلى سجلات المتابعة الخاصة بالمعلمين والموجهين الطلابيين.
أرشيف مركزي
عالج الدليل حالات إغلاق المدارس الحكومية أو الأهلية، حيث تُلزم المدارس بإشعار أولياء الأمور لاستلام ملفات أبنائهم، على أن تُسلّم السجلات الدائمة لإدارة تقويم الأداء المعرفي والمهاري لحفظها في أرشيف مركزي.
وفي حال انتقال ملكية مدرسة أهلية، تتولى لجنة مختصة مهمة تسليم السجلات الدائمة إلى المالك الجديد وفق محضر رسمي معتمد.
بدل فاقد
وتضمن البروتوكول أيضًا آلية للتعامل مع فقدان السجلات، فإذا استحال إصدار وثيقة ”بدل مفقود“ للطالب، تُشكل لجنة لدراسة الحالة.
وفي حال عدم وجود أي دليل يثبت دراسة الطالب، يُسمح له بإجراء اختبار لتحديد المستوى.
أما إذا وُجد ما يشير إلى دراسته في صفوف أخرى، فيُمنح درجة متوسطة تبلغ 75%، مع إمكانية إخضاعه لاختبار استثنائي في الصف الذي يطالب بالاعتراف به.
وأكدت وزارة التعليم أن هذه الإجراءات تأتي ضمن جهودها لتوحيد آليات التوثيق وحماية حقوق الطلاب، مشيرة إلى أن تطبيق البروتوكول يسهم في رفع مستوى الحوكمة وضمان دقة البيانات الأكاديمية على المدى الطويل.